스마트워킹이 우리 삶에 필요한 이유

 "필요한 인터뷰 문서였는데 어디에 두었는지 찾을 수가 없었다. 그때 찍었던 사진 자료는 스마트폰에 예쁘게 저장되어 쉽게 찾았는데 말이다.  한글 문서로 작업한 인터뷰 내용은 당시 날짜로도, 파일 이름으로도 찾아봤지만 찾을 수 없었다.

파일 이름과 폴더를 정확하게 구분하지 않고 디폴트 폴더에 저장했던 것이 가장 큰 실수였다. 그리고 얼마 전 디스크가 깨져 운영체제를 다시 설치하면서 문제가 더욱 심각해졌다. 자료관리가 엉망이 되어버린 것이다. 자료를 찾지 못하면 다시 작업해야 했다. 그에 따른 소요될 엄청난 시간을 생각하니 머리가 아팠다."

"지난주엔 콘퍼런스가 있었다. 콘퍼런스에 참석한 이들로부터 명함을 받아 명합첩에 정리했다. 명합첩에는 그동안 받은 명함 천여 장을 담아두었다. 하지만 문제는 막상 원하는 명함을 찾으려고 했을 때 문제가 생겼다. 연도, 이름, 직업별로 정리를 해놓지 않았기 때문에 원하는 명함을 찾기가 쉽지 않았다. 이제 새로운 해결책을 찾아야 할 시점이 되었다."

아마 이런 상황은 우리가 일상생활에서 너무나 자주 겪게 되지 않을까 싶다. 스마트워킹을 하기 전까지는 다양한 방법을 시도했어도 이런 상황들은 크게 개선되지 않았다. 기본 컴퓨터 기반의 정보관리 어려움도, 정기적인 백업 관리도, 모바일과 연동해야 할 때도 쉽지 않았기 때문에 무척 불편했다. 하지만 스마트워킹 기반이라면 그런 불편함을 극복할 수 있다.

누군가 "홍순성은 스마트워킹에 왜 이렇게 열중하는가?" 질문 한다면, "나 자신을 위해서다! 다시 말해 똑똑하고 편리하게 생산성 있게 작업을 하기 위해서"라고 말하고 싶다.

지금도 필자가 회사에 소속되어 있었다면 이토록 스마트워킹에 관심을 두게 됐을까? 아마 쉽게 가질 수 없었을 듯하다. 개인 사업을 하면서 항상 시간에 쫓기면서 어떻게 하면 더 효율적으로 시간을 쪼개 쓸 수 있을까에 대한 방법을 찾다 보니 나를 위해 똑똑하게 일하는 방법을 습득하게 된 것이다. 거기다 모바일과 편리하게 연동이 된다는 점이 확장성을 더욱더 커지게 했다.

아마, 이렇게 스마트워킹에 적용하게 된 것은 늘 먼저 새로운 일에 관심을 두고 늘 진취적으로 사람들에게 접근하고 관습과 구태에 얽매이지 않았기에 얻어진 결과물이라고 해도 되겠다. 거기다 정해진 공간에 있기보다는 커피전문점 같은 사무실 밖의 '제3공간(Third place)'에서 생산성을 높이기 위한 노력의 성과이기도 하겠다.

스마트워킹을 통해 얻은 것은 무엇일까?

하나, 효율적인 정보관리
5월에는 소득세 신고를 위해 준비 작업을 해야 한다. 생각만 해도 머리가 아프지 않은가? 하지만 필자는 1년간의 영주증 정리부터, 연말정산 자료 등을 그때그때 정리해 12개의 폴더에 모두 저장되어 있다.

연말정산 자료는 틈틈이 모았고 1년 전 작업했던 문서와 같은 방식으로 정리만 다시 하면 된다. 반나절이면 모든 정리가 끝나고 세무서에 넘길 수 있다. 조금만 부지런하면 정보관리를 위한 시간을 많이 투자하지 않아도 되는 시간의 효율성을 가질 수 있다.

둘, 자연 발생적인 지식의 축적
효율적인 정보관리는 그만큼 더 많은 일을 해결하게 해준다. 빠르게 정보에 접근하고 그로 말미암은 정보축적은 늘어나고 그러면서 생각지도 못한 지식 축적의 효과도 얻게 되는 것이다. 매년 1권을 책을 쓰는 필자에게 분야별 정보를 축적할 수 있게 되면서 정리작업과 동시에 정보를 익히는 과정도 쉽게 할 수 있어 상당히 유용하다.

셋, 절대적인 비용의 감소
사무실이 따로 없어도 된다. 다시 말해 사무실이란 공간이 불필요할 정도로 정보의 접근이 쉬운 점은 상당한 비용감소다. 작업을 처리하는 데 걸리는 시간은 효율성을 갖고 그러면서 자연스럽게 비용 감소로 이어지는 것이다.

스마트워킹을 어떻게 활용하는가?

우리는 정확한 정보를 저장하고 관리하는데 한계를 느낄 정도로 방대한 정보 속에 살고 있다. 제대로 된 기록이 필요하고 에버노트와 같은 정보관리 도구가 꼭 필요한 시점이다. 그동안 우리의 아날로그식 정리 방법을 디지털식 정리 방법으로 하기 위해서는 컴퓨터만으로는 힘들고 클라우드 환경과 여러 기기에서 함께 사용할 수 있어야 한다. 그 도구에 에버노트가 최적이다. '아날로그+디지털'을 함께 해결해주는 유용한 도구다.

하나, 에버노트에 아이디어를 기록한다.
수첩대신 에버노트를 이용하는데 에버노트는 기록한 내용을 쉽게 찾을 수 있고 특히 모바일에서 기록하거나, 컴퓨터에서 기록하거나 상관없다. 어느 기기에 저장이 되어 있든 어디서나 스마트폰으로 검색, 활용할 수 있다.

둘, 컴퓨터 문서와 종이자료까지 모두 된다.
컴퓨터에 저장된 문서는 그동안 로컬에서만 저장됐지만 에버노트와 드롭박스를 이용하면 언제든지 스마트폰으로도 접근이 용이하게 해준다. 특히 종이문서는 스크랩이나 라벨로 보관했지만 모든 자료를 스캔하고 에버노트에 보관하면 찾는 것도 쉽고 활용도가 높아졌다.

명함은 더 이상 명합첩에 보관될 필요가 없고, 스캔작업을 통해 저장만 해두면 담당자 이름과 회사명만 검색하면 신통방통하게도 바로 찾아준다.  뿐만 아니라 에버노트는 이미지, PDF, 오피스 문서에 대한 글자검색도 가능하다.

셋, 집필작업에도 효율적이다.
책을 집필한다는 것은 수집과 관리가 50%가 될 정도로 그에 따른 많은 시간과 노력이 필요하다. 에버노트와 드롭박스가 없었다면 책을 집필하는 것이 이렇게 수월하지는 않았을 듯하다. 모든 문서를 집필 장소에 쌓아두고 그 장소여야만 했다면 이제 스마트폰으로도 집필이 가능하고 공간의 제약을 받지 않아도 된다. 특히 에버노트는 생각이나 수집한 자료의 효율적인 정리가 가능하기에 글을 작성하는데 최상의 집필 도구다.

'홍순성의 스마트워킹'이면 누구나 스마트워커

스마트해지려는 욕심은 누구에게나 있다. 단지 필자는 먼저 시작했을 뿐이다. 많은 정보에 치여 살아가는 현대인에게 정보를 찾고 편리하게 관리할 수 있다면 얼마나 좋을까 생각했고 그에 대한 해답을 찾은 것이다. 앞으로도 홍순성의 스마트워킹은 계속 될 것이고 일상생활에서 어떻게 활용할지 좀 더 자세하게 이야기할 예정이다. 단순한 도구의 활용보다는 실생활에서 활용할 수 있는 실용 예로 함께 이야기 해보려고 한다.

드롭박스(Dropbox)는 Dropbox, Inc.가 제공하는 파일 동기화와 클라우드 컴퓨팅을 이용한 웹 기반의 파일 공유 서비스이다. 어디서나 모든 사진, 문서, 동영상을 가져올 수 있는 서비스로서, 드롭박스에 저장하는 모든 파일은 컴퓨터, 스마트폰, 웹에서 연결할 수 있다. 드롭박스를 사용하면 사용자가 어디서나 같은 파일로 작업할 수 있다.

에버노트의 모토는 “Remember everything(모든 것을 기억하라)”이다. 말 그대로 에버노트는 언제든지(ever) 기록하고(note) 자신만의 콘텐츠들을 영원히(ever) 저장할 수 있다. 에버노트를 사용하면 데스크톱 PC, 스마트폰, 태블릿 PC 및 웹을 통해 일상생활에서 일어나는 크고 작은 일들을 쉽게 기억할 수 있다. 에버노트에서는 텍스트, 사진 및 오디오 노트를 만들거나, 텍스트, 링크 및 이미지를 포함한 웹 페이지를 클리핑할 수 있다.

 



 
글. 홍순성 대표. 에버노트 라이프 저자 
 http://facebook.com/hongss7